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Las estadísticas recogidas desde hace años por diferentes analistas, mantienen año tras año altísimos ratios en los índices de proyectos fracasados en tecnologías de la información:

  • El 70% de lo proyectos no alcanzan las metas de plazos, costos y calidad (Gartner)
  • El 50% de los proyectos de TI exceden su presupuesto (Gartner)
  • En general, el 66% de los proyectos de TI fracasan, el 52% se cancela, el 82% se entrega fuera del plazo (CHAOS)
  • Menos del 40% alcanzan sus objetivos comerciales un año después (KPMG)

Los datos, si bien no dejan de ser muy poco alentadores, necesitan ser analizados con detalle. Este análisis lo vamos a realizar sobre la base del concepto de optimización de los recursos:

Este concepto económico es muy enriquecedor a la hora de afrontar la evaluación del éxito o fracaso de un proyecto, pues sienta la base de lo que es posible y no es posible lograr. La evaluación de los puntos de optimización tiene como objetivo alcanzar el punto de producción más eficiente para la empresa, de acuerdo a unos recursos disponibles (limitados), para ejecutar la acción de producir. Quiere esto decir que se busca el punto de producción con el que se obtendrá el máximo output con el input disponible, incorporándolo en la cadena productiva.

Las empresas eficientes no pueden buscar la máxima producción, pues ésta exige más y más cantidad de input para incrementar cada nueva unidad output obtenido. La empresa económicamente eficiente aspira a llegar al punto donde obtiene el máximo incremento en el nivel de output por cada nueva unidad de input incorporado a la cadena de producción. Éste es el punto de máxima eficienca de la empresa, no el de la máxima efectividad. La máxima efectividad exigirá más cantidad de input para obtener cada vez menores niveles de incremento del output, hasta el momento en que una nueva unidad de input produce una reducción en el output. Éste es el punto de máxima eficacia, doónde se obtiene el máximo volumen de producto posible por la empresa, pero con unos esfuerzos económicamente no viables por la cantidad de input final que se ha de incorporar a la cadena para la obtención del máximo nivel de output, pero con un índice de relación IN/OUT muy inferior al obtenido en el punto de máxima eficiencia.

Aclarando estos conceptos, y aplicándolos a la gestión de proyectos. La empresa que desea ejecutar un nuevo proyecto de tecnologías de la información, considera a priori el éxito como el posicionamiento del proyecto en el punto de máxima eficacia, es decir dónde se presupone se cumplen todos los requisitos, explícitos e implícitos, identificados y no identificados, en el momento del inicio del proyecto.

El jefe de proyecto al inicio del proyecto cuenta con unos medios para su ejecución, limitados: presupuesto, tiempo, personal dedicado, … Estos medios, desafortunadamente, la mayoría de las veces no son suficientes para asegurar la obtención del punto de máxima eficacia. Las causas pueden ser múltiples, internas al propio proyecto o externas, insuficiente recursos o exceso de recursos determinados, riesgos, cambios del entorno, integración del equipo, … Es decir, el entorno en el que se ejecuta el proyecto es la realidad, realidad que es cambiante, imprevisible e inevitable la mayoría de las veces.

Es aquí donde la aportación del Jefe de Proyecto se convierte en absolutamente imprescindible. Si bien, la obtención del máximo nivel de aficacia, es decir el logro de expectativas de los promotores de proyecto, es económicamente ineficiente, el Jefe de Proyeto será capaz de dirigir y gestionar los esfuerzos, encauzando los recursos disponibles, y a pesar de la machacona realidad, hacia el punto de máxima eficiencia. Serán su experiencia y calidad profesional las que alineen los recursos, orienten los métodos de trabajo, y adapten el avance del proyecto sobre una realidad cambiante, las que permitan acercarse más o menos al punto de eficiencia de proyecto, al final de su ejecución.

¿Un proyecto que se coloca en el punto de eficiencia se considera un fracaso? La respuesta es sí, porque no ha llegado al punto de eficacia, objetivo del promotor del proyecto. Pero la realidad es que el proyecto ha sido un éxito y, si lo miramos desde el lado del espejo de la ejecución de proyectos, se ha conseguido el punto máximo de eficiencia en los resultados obtenidos, dados unos recursos limitados y un entorno inestable.

La divergencia entre eficiencia y eficacia es pues clave para poder identificar y evaluar el éxito o el fracaso de un proyecto, y sería una labor de los profesionales de la gestión de proyectos plantear y promover la comprensión de estos conceptos, como clave para el logro de los mejores resultados.

Animo a los clientes que adquieran, o vayan a adquirir, servicios de ejecución de proyectos, y a los profesionales de su gestión, a que evalúen los conceptos que he intentado transmitir. Trabajemos por proyectos eficientes, pues éstos son los viables económicamente.

Katby@n

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