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¡Hola de nuevo emprendedores!

He tardado mucho en volver por aquí, pero al menos os traigo una herramienta que creo que merece la pena y que, tras unos días probándola, me está gustando bastante. Se trata de Pivotal Tracker, una herramienta en la nube de gestión de contenidos, que es gratuita, ilimitada y nos permite, además, guardar un histórico de nuestro trabajo.

No tengo duda de qué es lo que más me gusta de Pivotal Tracker: la claridad y organización. Es una aplicación intuitiva 100% y es facilísimo pillarle el uso, porque en un sólo vistazo encuentras todo lo que necesitas, tanto si tienes un perfil autorizado para hacer gestiones en la página, como si sólo puedes entrar como invitado. La organización del trabajo que utiliza, a mí particularmente, me recuerda a las columnas de Hootsuite de las que os hable en un post antiguo, con las que podíamos organizar y estructurar la actividad en nuestras redes sociales. En este caso también podemos dividir en columnas las tareas de cada proyecto, pero organizándolas conjuntamente. En la misma pantalla podremos ver todas las divisiones que hayamos elegido y así en un solo vistazo ver el proceso que sigue cada proyecto y las tareas pendientes, tanto nuestras como de nuestros compañeros.

pivotalTracker-01

En definitiva, sólo debemos crear un proyecto y añadirle a éste las columnas que creamos convenientes para organizar las tareas en ellas (dentro de estos trabajos podremos colgar documentos y escribir comentarios). En concreto, hay 4 historias disponibles:

  • Icebox: Aquí se van organizando todas las historias (tareas) que vamos creando, antes de planificar su realización. Es conveniente apuntar todo lo que hay que hacer a corto y a largo plazo, porque servirá como una especie de agenda para que no se nos pase ni un detalle. La historia debe ser creada por un woner (autorizado para añadir y quitar miembros, así como cambiar la configuración del proyecto) o un member (autorizado para editar contenido), pero nunca por un viewer (sólo pueden visualizar historias). El creador debe, además, otorgar la tarea a algún miembro.
  • Current: Aquí moveremos las historias que tenemos planificadas para un periodo de tiempo inmediato, es decir, que deben resolverse a corto plazo y se están ejecutando o deben empezar a ejecutarse.
  • Backlog: Son las historias de usuario que tenemos planificadas para un futuro más lejano.
  • Epics: En esta columna se añaden las etiquetas. A cada historia podemos añadirle una o varias etiquetas según su tipo y así identificar trabajos en lote más fácilmente. Por ejemplo, podemos crear la etiqueta “Redes sociales”, y cuando pinchemos sobre ella nos aparecerán todas las historias que hemos relacionado con este tema. Así, también podemos organizar el trabajo por categorías.
  • Done: Aquí se incluirán las historias terminadas.

Fragment_Pivotal_Tracker_2011-11-25

Las historias creadas pueden ser de 4 tipos:

  • Feature: Son las que representan requisitos de usuario y que se estiman.
  • Bugs: Son las que se refieren a las cosas que hemos hecho mal y hay que arreglar.
  • Chore: Representan tareas que tenemos que hacer pero que no aportan valor significativo al negocio.
  • Release: Marcan hitos en el tiempo y se tienen en cuenta para la planificación y cálculo de velocidad.

Una vez que el miembro del equipo acepta una historia, debe otorgarle un grado de dificultad (de 0 a 4) para que el resto del equipo se haga a la idea de cuánto tiempo le llevará realizarla. En principio la longitud es de una semana, pero esto lo podemos cambiar en las configuraciones del proyecto, hasta un máximo de 4. Durante la realización del trabajo se mostrará el punto del proceso en el que se encuentra la historia:

  • Not Yet Started: Cuando todavía no se ha empezado a trabajar sobre esta historia.
  • Started: Cuando estamos trabajando en la actualidad. Si desde la columna Backlog o Icebox se da al botón “Start” de una historia, ésta pasará automáticamente a la pila de “Current”.
  • Finished: Cuando hemos terminado de resolver la historia.
  • Delivered: Cuando ya está entregada, aceptada y se puede entregar al cliente.
  • Accepted: Cuando el cliente acepta la historia como buena.
  • Rejected: Cuando el cliente no acepta la historia como terminada. En este caso, nos aparecerá un botón de “Restart” que si lo pulsamos es como si volviéramos al estado “Started” indicado más arriba.

Al mismo tiempo que una herramienta de gestión de proyectos, yo le veo un punto de Intranet corporativa. Por supuesto que no tiene muchas de las opciones que por ejemplo tiene Zyncro, pero también sirve para consultar el trabajo colgado por otros miembros del negocio y en definitiva para comunicarse de algún modo entre los empleados. Dependiendo el tamaño de la empresa esto puede ser más que suficiente.

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